Release PontoCob 2.0

Diferentemente do ciclo de vendas, na recuperação de créditos quanto mais tempo se passa e mais ações são feitas, mais difícil se torna cobrar os títulos em aberto. Por esse motivo, uma empresa deve ser assertiva em suas ações de cobrança. O PontoCob é um sistema especialista na cobrança de créditos ativos pendentes, com funcionalidades que atuam na redução do custo operacional e visam a eficiência da equipe de cobrança, proporcionando resultados financeiros. O sistema utiliza os dois tipos de cobrança para tratar a inadimplência do cliente:

Cobrança ativa: trata-se de negociações individuais, com o objetivo de estabelecer acordos com o cliente.

Cobrança reativa: disparos de mensagens em massa, com o objetivo de alertar carteiras grandes de clientes sobre a existência de títulos em aberto.

A solução para a recuperação de créditos desenvolvida pela Ponto Sistemas é composta por três grandes pilares:

1. Consultoria Especializada: Diagnóstico do processo atual de cobrança e desenvolvimento da régua de cobrança.

2. Sistema de Cobrança: Ferramenta que automatiza os processos de cobrança e agiliza a recuperação dos créditos

3. Portal Financeiro: Ferramenta que permite aos clientes a emissão de boletos e consulta de informações sempre que necessário.

Entre as funcionalidades oferecidas pelo sistema PontoCob, destacam-se:

Carta de cobrança: envio de carta de cobrança automática aos clientes citando o valor da dívida.

Registro de contato: registro dos contatos com o cliente para identificar o motivo do atraso. Cada registro podem gerar pendência para uma ação posterior, quando necessário.

Emissão de segunda via de boleto: geração dos boletos com os juros/multa atualizados e envio por e-mail ou SMS ao cliente.

Histórico de cobrança: consulta de ações realizadas e o histórico de conversas com o seu cliente.

Acordos financeiros: consulta da previsão de pagamento de cada cliente e monitoramento para verificação se o acordo foi realizado. Parcelamento das dívidas por meio de depósitos, cheques e boletos.

O sistema PontoCob é integrado ao sistema de gestão ERP da empresa, por meio de parâmetros preparados para receber e devolver informações para o seu sistema ERP. A integração pode ocorrer por:

Arquivos padrões

Banco de dados

Webservices

Appserver

Views

O link para acesso ao sistema será disponibilizado no momento da implantação.

Login de Sistema

A tela de login apresenta os seguintes campos:

Grupo de empresas: no menu Cadastro são configurados os grupos de empresas que devem ser carregados para o usuário, para que sejam apresentados ao agente de cobrança somente os clientes relacionados a cada processo ou negócio.

Login/senha: Dados do usuário cadastrado no sistema.

Após a efetivação do login, as telas e os atalhos serão disponibilizados conforme a configuração do usuário.

Essa tela irá configurar os usuários que poderão acessar o sistema.

Cadastro de Usuários

Aba [Principal]: engloba o login e senha de acesso, o nome e cargo do profissional, dados de contato e o tipo de usuário. O tipo de usuário configura o perfil que o usuário deve ter, sendo as opções: normal, coordenador/supervisor, gerente, super usuário ou lite.

Aba [Subordinados]: seleção dos usuários que serão gerenciados pelo usuário em questão.

Aba [Permissão Menu]: seleção das telas que o usuário terá permissão para acessar.

Aba [Valores]: configuração dos limites de valores de juros, multas, descontos e comissões que o sistema irá considerar nas operações realizadas pelo usuário. Caso o usuário tente registrar uma negociação com um valor acima ou abaixo do que foi parametrizado, o sistema irá gerar uma pendência de aprovação, para os usuários aos quais ele está vinculado como subordinado.

Cadastro de Usuários

Essa tela relaciona todos os clientes que estiverem ou que já estiveram inadimplentes desde o início da integração de dados da empresa, trazendo as principais configurações e possibilitando a inclusão de informações de contato. Os clientes podem ser organizados conforme os grupos de cliente cadastrados, e também podem ser classificados conforme os níveis de cobrança definidos para a organização.

Aba [Principal]: Configura as principais informações do cliente, indica se é pessoa física ou jurídica, número dos documentos, e parâmetros relacionados à cobrança.

Cadastro de Clientes

Aba [Pessoas]: inclusão dos dados para contato com o cliente, para possibilitar a realização das ações de cobrança. Esses contatos são também utilizados nos casos em que o cliente for pessoa jurídica: pode-se definir se a pessoa é um informante, um contato financeiro, representante, empresa ou contato comercial no campo [Tipo Pessoa].

Cadastro de Clientes

Aba [Histórico de Contato]: irá trazer as ações de contato que foram efetuadas para esse cliente, detalhando a data/hora do contato, o analista, o motivo do contato e ação que foi realizada.

Cadastro de Clientes

Nessa tela é realizada a inclusão e configuração dos grupos de empresa. A informação do grupo de empresa será necessária no momento do login no sistema, para que sejam apresentados ao agente de cobrança somente os clientes relacionados a cada processo ou negócio.

Cadastro de Grupo Empresa

Na aba [Textos Padrões], são vinculados os templates que devem ser utilizados como padrão no registro dos contatos realizados, no e-mail de pendências e envio de boletos. Esses templates são cadastrados na tela de [Textos e documentos]. O nível de cobrança padrão de cada grupo também é selecionado nessa aba.

Cadastro de Grupo Empresa

Na aba [Valores] é feita a configuração dos limites de valores de juros, multas, descontos e comissões que o sistema irá considerar para esse grupo. Caso o usuário tente registrar uma negociação com um valor acima ou abaixo do que foi parametrizado, o sistema irá gerar uma pendência de aprovação, para os usuários aos quais ele está vinculado como subordinado.

Cadastro de Grupo Empresa

Essa tela permite a parametrização dos dados da(s) empresa(s) que vão fazer as cobranças de seus clientes.

Aba [Principal]: Configura as principais informações da empresa e o número dos documentos.

Cadastro de Empresa

Aba [Valores]: configuração dos limites de valores de descontos, juros, multas e despesas que o sistema irá considerar nas operações de cobrança. Os limites também podem ser configurados por usuário, nesse caso pode-se gerar pendências de aprovação, caso o usuário tente registrar uma negociação com um valor acima ou abaixo do que foi parametrizado.

Cadastro de Empresa

Aba [Estabelecimentos]: lista que vincula todos os estabelecimentos ou filiais da empresa.

Realiza a configuração dos usuários por cliente, região, número de dias em aberto, entre outros parâmetros. Para configurar regras de distribuição, é preciso selecionar o usuário na aba [Principal] e vincular a(s) regra(s) na aba [Regras].

Cadastro de Regras Distribuição

Nos detalhes da regra devem ser informados os parâmetros que ela irá atender, por exemplo, pode-se configurar que o valor em aberto a ser tratado pelo usuário será de R$0,01 a R$300,00.

Cadastro de Regras Distribuição

Nessa tela são cadastrados os motivos de atraso de pagamento. Esses motivos são utilizados no momento do registro de contato, para que fiquem salvos no histórico de contatos com o cliente.

Os motivos são divididos em: situação financeira, problemas internos ou problemas externos. A empresa consegue gerenciar e controlar todas as ações conforme os motivos de atraso informados, sendo cada ação específica conforme a situação informada.

Ou seja, para cada motivo, pode-se selecionar uma ação a ser tomada, e dependendo da configuração dessa ação, ao selecionar o motivo no registro de contatos, o sistema poderá apresentar ao usuário o procedimento a ser tomado.

Cadastro de Motivo atraso

A parametrização de níveis de cobrança determina a régua de cobrança que será utilizada pela empresa, sendo ajustada e monitorada conforme a necessidade.

Na configuração dos níveis de cobrança, cada nível terá um intervalo de dias, referente ao atraso do título, e o número de dias para negociação, com a informação de um limite mínimo de dias que devem ser aguardados para que se possa atuar conforme esse nível de cobrança.

Cadastro de Níveis de Cobrança

Quando o nível configurado tiver a opção [Considera na Régua] selecionada, ele será apresentado na regra, conforme a imagem seguinte:

Cadastro de Níveis de Cobrança

A régua de cobrança é a configuração que irá nortear as ações de cobrança na empresa, padronizando a equipe e deixando claro ao cliente as implicações que incorrerão devido à falta de pagamento.

O cadastro de ações é utilizado para a configuração dos motivos de atraso no pagamento. Para cada motivo, pode-se selecionar uma ação a ser tomada, e se essa ação tiver um procedimento registrado no campo [Texto ação], ao selecionar o motivo no registro de contatos, o sistema irá apresentar ao usuário o procedimento a ser tomado.

Cadastro de Ação

Para ganhar agilidade, o sistema PontoCob centraliza todas as comunicações com o cliente, a partir do próprio sistema, e elimina a necessidade de redigir uma nova mensagem a cada envio. Todos os textos e documentos são parametrizáveis, para que se tenha uma melhor efetividade para cada segmento e atividade da empresa.

Nessa tela são realizadas as configurações dos templates que serão utilizados nas ações do sistema. Há uma série de modelos que podem se encaixar conforme o tipo de mercado da empresa: templates para acordos, cartas de anuência, cartas de cobrança, movimentos de cobrança, renegociação, termo de confissão de dívida, e-mail, SMS, previsão de pagamento, notificação, etc.

Cadastro de Textos e documentos

A geração da agenda é a rotina diária que irá disponibilizar as informações de cobrança agrupadas por cliente, para evitar a ocorrência de cobrança em duplicidade. Tem por finalidade preparar a agenda de cobrança diária dos analistas de cobrança, de forma que não seja necessária a distribuição manual das tarefas.

Cadastro de Geração Agenda

Essa tela configura a geração da agenda que estará disponível para a equipe de cobrança da empresa. É possível executar a geração da agenda no momento, ou agendar para que ela seja executada com periodicidade (diária, semanal ou mensal) a partir de uma determinada data/hora.

Cadastro de Geração Agenda

O sistema possibilita ainda a emissão de um relatório após a geração da agenda, e se necessário permite enviar esse relatório por e-mail.

O PontoCob fornece os recursos para que a equipe possa efetuar a cobrança de imediato, sem ter que gerar relatórios em planilhas e compartilhar os históricos em arquivos. Entre eles destacam-se:

Geração de agendas

Distribuição da carteira

Replanejamento de agendas

Transferência de agendas

Por meio da agenda de cobrança, o usuário consegue visualizar na grid todos os clientes que estão inadimplentes, com os respectivos valores em aberto, quantidade de dias em atraso, assim como os valores atualizados até o momento considerando o % de juros e multa parametrizáveis.

A grid oferece recursos como: ordenação e escolha das colunas a serem apresentadas, filtros parametrizáveis e exportação de dados para Excel.

Movimentos Agenda Cobrança

Para filtrar as informações, a tela apresenta ainda os campos de:

Movimentos Agenda Cobrança

Situação do cliente na agenda: buscar apenas os registros de clientes novos, ou clientes que já foram contactados, clientes com títulos renegociados ou reagendados, clientes que não foram contactados, clientes com acordo para pagamento, etc.

Régua de cobrança: filtrar apenas os registros de inadimplência conforme um determinado nível de cobrança da régua. Os níveis de cobrança são configurados no menu Cadastro.

Usuário: selecionar os registros de inadimplência de todos os usuários, apenas do usuário logado ou de algum dos subordinados.

Novo filtro: criar um filtro avançado, para buscar os registros a partir de uma carteira, espécie, dias em atraso, saldo ou outras condições.

Cidade/Estado: filtrar os registros pela localização da empresa.

Grupo de cliente: selecionar apenas os registros de inadimplência conforme um determinado grupo de cliente. Os clientes são vinculados a um determinado grupo, por meio do menu Cadastro.

Somente agendas do dia: indica se deve ser visualizada somente a agenda da data atual, ou trazer também a agenda do dia anterior e as cobranças replanejadas.

Atraso mínimo: estabelecer a quantidade mínima de dias de atraso para que o registro de inadimplência seja apresentado.

Na opção [Movimentações] é possível acessar o detalhamento dos débitos do cliente selecionado.

Essa tela apresenta o detalhamento dos débitos do cliente, que são visualizados na agenda de cobrança.

Aba [Cobrança]: nessa listagem são apresentados os títulos que estão em aberto para o cliente selecionado.

Movimentos Detalhamento dos débitos do cliente

Na parte esquerda da tela, o sistema apresenta ações a serem efetuadas sobre essas cobranças:

Movimentos Detalhamento dos débitos do cliente

Registro de Contato: abre a tela de [Registro de movimentações], para que seja registrado o motivo pelo qual o cliente não está efetuando os pagamentos.

Gerar Boleto: Envio de boleto para o e-mail do responsável no cliente.

E-mail Histórico: Envio de e-mail contendo todas as ações registradas no histórico de contato.

Cálculo de Juros: Geração de boletos com os valores de juros e multa atualizados.

Contatos realizados: Visualização do histórico de contatos na aba [Dados de cobrança].

Alteração Vencto: Alteração do vencimento dos títulos selecionados. Caso o usuário não tenha permissão para alterar o vencimento, o sistema irá abrir uma tela para criação da pendência de aprovação.

Acordos: Configuração de uma proposta de parcelamento do saldo.

Alterar Portador: Alteração de portador, para que uma assessoria de cobrança seja responsável pela negociação da inadimplência e pelas ações de cobrança.

Inserir Observação: Inclusão de justificativa para o atraso de pagamento.

Aba [Dados da cobrança]:

Estatísticas de Atraso: Traz o valor do maior título em atraso, a data do maior atraso e a quantidade de dias em atraso.

Movimentos Detalhamento dos débitos do cliente

Dados de Cobrança: Consulta os dados relativos à cobrança dos títulos.

Movimentos Detalhamento dos débitos do cliente

Dados do Contato: Apresenta as pessoas vinculadas ao cadastro do cliente.

Histórico de Contato: Lista as tentativas de contato registradas para o cliente.

Movimentos Detalhamento dos débitos do cliente

Essa tela tem a funcionalidade de registrar os contatos de cobrança e as tentativas de contato com o cliente.

Registro de Movimentações

Aba [Registro de Contato]:

Motivo atraso: justificativa que levou à falta de pagamento. Por exemplo: o cliente não recebeu os boletos. O sistema possui o recurso de cadastrar um “help” para cada motivo – nesse caso, quando o help for cadastrado, assim que o motivo for selecionado, uma mensagem de ajuda poderá ser apresentada ao usuário logado, com o procedimento a ser realizado.

Pessoa: pessoa com quem foi realizado o contato. Pode ser cadastrado um novo contato, ou informado a partir da lista de contatos do cliente.

Observação externa: campo para preenchimento do que foi conversado com o cliente. Essa informação estará disponível para o cliente, quando for solicitado o envio de histórico de contatos.

Observação interna: campo para preenchimento de informações internas, que não são pertinentes ao cliente. O conteúdo desse campo estará disponível apenas para os usuários do sistema.

Gera pendência: deve ser marcado quando o registro da movimentação precisa gerar uma pendência a ser resolvida em outra data ou por outro usuário do sistema. Por exemplo, caso o cliente não tenha recebido a Nota Fiscal ou a mercadoria, e essa função será realizada por um dos usuários subordinados. Precisa ser informada a data de resolução, e o detalhamento da pendência que deve ser gerada para o responsável nos campos da aba [Pendências].

Replanejar agenda: nova data para entrar em contato com o cliente.

Aba [Pendências]:

Usuários de destino: seleção de usuários que devem receber a pendência. Podem ser selecionados o próprio usuário e/ou seus subordinados.

Tipo: pode ser uma pendência ou um aviso. Se for uma pendência, o usuário precisa selecionar qual a ação que deverá ficar pendente. O cadastro de ações ocorre no menu [Cadastro].

Data Limite: data limite para execução da pendência.

E-mail Usuário(s)/Assunto/Texto: Conteúdo do e-mail a ser enviado para os usuários selecionados.

Registro de Movimentações

Após o preenchimento desses campos, será enviado um e-mail para os responsáveis pela pendência, para que possam resolver a situação registrada.

Essa tela permite o envio de boleto para o e-mail do responsável. O corpo da mensagem é gerado automaticamente conforme o template cadastrado. A informação do nome do cliente é sempre repassada no corpo das mensagens enviadas, para facilitar a localização do cliente nos casos em que o e-mail for respondido.

Essa tela possibilita a geração de boletos com os valores de juros e multa atualizados.

Data prevista: Data de previsão de pagamento.

Juros: O valor deve ser informado conforme a alçada do usuário, caso contrário essa ação irá gerar pendência para os usuários dos quais o usuário logado for subordinado

Cálculo de Juros

Quando essa configuração for confirmada, o sistema irá gerar uma tabela com as previsões de pagamento, além de replanejar a agenda para a data prevista de pagamento e alterar a situação da cobrança para “Reagendado”. Com isso, a empresa pode configurar ações para clientes com essa situação, com o objetivo de lembra-los de efetuar o pagamento dos novos títulos gerados.

Por meio dessa tela é realizada a negociação e o registro do acordo de pagamento, com a configuração do parcelamento em meses ou dias. É possível fixar o valor de uma entrada maior e o recálculo das parcelas seguintes, e também escolher vencimentos diferenciados.

Gerar acordo

No momento em que o acordo é gravado e o e-mail com o acordo é enviado, o sistema apresenta as opções de: [Confirmar] ou [Gerar pendência]. Se o usuário selecionar a opção [Confirmar], o acordo será válido nesse momento, caso contrário será gerada uma pendência, onde o sistema irá aguardar o cliente analisar o e-mail com a proposta e indicar se o acordo será válido ou não.

Existem diversas tarefas no sistema que podem exigir aprovação ou que precisam ficar pendentes para resolução, por exemplo: quando o usuário for registrar um contato e houver necessidade de repassar uma ação para outra pessoa; quando for efetuar o cálculo de juros com o valor acima ou abaixo do configurado; quando o acordo registrado não for imediatamente aceito pelo cliente; ou mesmo quando for alterada a data de vencimento do título.

Quando o usuário tiver uma tarefa pendente, essa tarefa irá aparecer no canto superior direito, conforme a imagem a seguir.

Tarefas pendentes

Clicando nessa tela, o sistema abre a tela de [Tarefas], onde são listadas as tarefas pendentes. Nessa tela pode ser realizado o envio de e-mails, a inclusão de novas tarefas e a consulta das tarefas pendentes e concluídas pelo usuário logado e por seus subordinados.

As tarefas pendentes são executadas por meio da tela de detalhe, como mostra a figura a seguir, sendo que o usuário responsável pode aprovar ou reprovar a ação.

Tarefas pendentes

O PontoCob irá atuar sobre a base de clientes que estiverem inadimplentes. Para ter acesso a essa listagem, pode ser configurada a integração com outro sistema de gestão, ou pela importação de planilhas conforme demanda.

Essa tela proporciona a importação de planilhas em formato csv, com os dados dos títulos, clientes ou baixas.

Importação de dados

O menu [Documentos] oferece os recursos de geração de carta de cobrança automática.

Documentos

Essa tela atua na cobrança reativa, possibilitando a configuração dos disparos de mensagens em massa, com o objetivo de alertar os clientes sobre a existência de títulos em aberto.

Geração Carta de Cobrança

A carta de cobrança é configurada no menu [Cadastro], e nessa tela é selecionada a carta que deve ser enviada aos clientes inadimplentes. Alterando os filtros da tela, devem ser apresentados os registros na grid, e somente serão enviadas as cartas conforme seleção. A carta pode ser enviada por e-mail ou SMS, e também pode ser exportada para PDF ou LST (formato utilizado em empresas de envelopamento postal).

Também é possível realizar agendamentos, ou seja, programar para que os e-mails sejam enviados automaticamente. Essa ação normalmente está ligada ao nível de cobrança da régua da empresa.

Esse menu reúne as principais consultas e relatórios do sistema.

Consulta e Relatporios

Esse relatório exibe um gráfico com o histórico de contatos por cliente, por usuário e um comparativo.

Na figura a seguir é apresentado um exemplo desse comparativo, com os contatos realizados por um usuário, em relação à quantidade prevista de contatos.

Consulta de Contatos no Período

Esse relatório apresenta um gráfico com a relação de valores em atraso pelo tempo. A análise irá indicar o desempenho da equipe de cobrança: se os valores diminuem conforme o tempo, essa característica indica que a cobrança está fazendo um bom trabalho e conseguindo recuperando os valores dos inadimplentes; porém, se os números estiverem aumentando, é preciso investir em iniciativas mais fortes de cobrança para conseguir recuperar.

O gráfico é parametrizável: é possível indicar o tipo de gráfico (barras ou pizza), o intervalo de dias (no exemplo, o intervalo é de 30) e a quantidade limite de barras/fatias a ser apresentada (4 no exemplo a seguir).

Aging

Esse relatório traz o valor em aberto em um determinado intervalo de tempo. Com base nos filtros aplicados, é possível visualizar os dados por período, período acumulado, grupo de cliente, canal de venda, região, analista, nível de cobrança, representante ou estabelecimento.

No exemplo a seguir, o gráfico está representando a inadimplência por grupo de cliente, e pode-se observar que o grupo mais inadimplente é o grupo F (em laranja).

Relatório de inadimplência por período

Esse gráfico apresenta o valor que estava a inadimplência do cliente no fechamento de cada mês. Com isso, ele apresenta a evolução e o prazo médio de recebimento.

Foto inadimplência

Esse relatório mostra quem são os clientes com maior dívida, bem como os valores de inadimplência por período (número de dias em atraso).

Pode-se filtrar as informações do relatório por um determinado intervalo de tempo, configurar os períodos que devem ser apresentados (com o limite de 6 faixas, conforme imagem a seguir) e também escolher trazer os clientes apenas de um estabelecimento específico. Além disso, é possível acessar o histórico, contendo um resumo de cada cliente.

Curva ABC

A Ponto Sistemas é uma empresa de desenvolvimento de sistemas especializada em soluções de cobrança. A fábrica de software, além do desenvolvimento, possui equipe de suporte e manutenção, garantindo a qualidade e a evolução de nossos sistemas.

O software de cobrança PontoCob foi lançado em 2010, com o exclusivo propósito de auxiliar na recuperação de créditos ativos pendentes para empresas que desejam gerir sua carteira de inadimplentes. Sempre acatando as sugestões dos clientes, desde então o produto vem sendo aprimorado, e hoje é um dos sistemas mais completos no que diz respeito a Gestão da Cobrança de Inadimplentes.

Com o objetivo de potencializar a gestão, o PontoCob complementa o ERP do cliente com agilidade e modernidade usando os recursos tecnológicos necessários para propiciar a recuperação e redução de despesas.